Begin bij de documentenlijst van de instantie die je stukken ontvangt
Voordat je naar Nederland verhuist, vraag je bij de instantie die je documenten ontvangt welke documentenlijst geldt. Neem de originelen, officiële afschriften of scans mee die die instantie aanvaardt. Kijk op NederlandWereldwijd of een buitenlandse akte een apostille vereist. Met een apostille worden de officiële handtekening of stempel bevestigd. Voor legalisatie kan soms een andere weg gelden. Controleer daarnaast of er een vertaling nodig is. Zorg dat stappen in het land waar het document is afgegeven, klaar zijn voordat je vertrekt.
Ga uit van de instantie die je documenten nodig heeft
Welke documenten je nodig hebt, is afhankelijk van je doel. Voor inschrijving in de BRP (Basisregistratie Personen) vermeldt je gemeente wat je moet meenemen. Per gemeente kunnen de eisen verschillen. Neem daarom de afsprakenpagina van de gemeente waar je komt te wonen door. Bij een verblijfsaanvraag staat in het formulier van de IND (Immigratie- en Naturalisatiedienst) welke bewijzen vereist zijn. Een onderwijsinstelling, werkgever of instantie die je beroep erkent, bepaalt welke bewijzen van je opleiding je moet tonen.
Misschien ben je gewend één set gewaarmerkte afschriften voor alle aanvragen te gebruiken, maar controleer toch per ontvanger wat de eisen zijn. Bij de ene aanvraag kan een scan volstaan, terwijl een andere instantie om het origineel vraagt.
Bezit je de nationaliteit van een EU-land (Europese Unie), een EER-land (Europese Economische Ruimte) of Zwitserland? Dan is voor wonen in Nederland geen verblijfsdocument vereist. Kijk wel op de IND-pagina voor deze groep naar de voorwaarden voor je verblijf.
Zoek in de tabel de rij die past bij jouw doel. Zorg dat je alle documenten van de lijst van die instantie voorbereidt. Het is niet nodig om alles uit de tabel te verzamelen. Controleer de lijst voordat je een document aanvraagt, laat legaliseren of laat vertalen.
Bij brede tabellen kun je horizontaal scrollen.
| Je doel | Vraag het eerst aan | Bereid dit voor als het wordt gevraagd |
|---|---|---|
| BRP-inschrijving en burgerlijke staat | De gemeente waar je gaat wonen | Paspoort, bewijs van je adres en de originele of officiële akten op de afsprakenlijst. |
| Verblijfsvergunning of MVV (machtiging tot voorlopig verblijf) | De IND-pagina en het aanvraagformulier voor je verblijfsroute | De genoemde bewijzen over je identiteit, referent (de persoon of organisatie die je naar Nederland laat komen), relatie en andere eisen voor je route. Laat officiële buitenlandse akten legaliseren en vertalen als dat nodig is. |
| Studie | De Nederlandse onderwijsinstelling | Diploma en cijferlijst. Veel instellingen vragen zelf niveauadvies aan. Vraag dus eerst of je een waardering nodig hebt. Lees de informatie voor studie van IDW (Internationale Diplomawaardering). |
| Werk | De werkgever of bevoegde instantie voor een gereglementeerd beroep: een beroep waarvoor officiële erkenning nodig is | Diploma, cijferlijst en eventuele bewijzen voor beroepserkenning. Voor werk buiten gereglementeerde beroepen is een IDW-waardering meestal niet verplicht. |
| Rijden | De keuzehulp van de RDW (Nederlandse instantie voor voertuigen en rijbewijzen) | Geldig rijbewijs, een eventuele vertaling en de documenten voor omwisseling via je gemeente. |
Vraag de juiste akten op
Vraag uitsluitend de akten aan die je gemeente of je verblijfsroute vermeldt. Dat kan bijvoorbeeld een geboorteakte, huwelijksakte of akte van geregistreerd partnerschap zijn. Ook een scheidingsakte, adoptieakte, overlijdensakte of ongehuwdverklaring kan nodig zijn. Vraag na welke vorm de ontvanger accepteert: een origineel, een officieel uittreksel of een officieel gewaarmerkt afschrift. Een gewone fotokopie is niet voldoende wanneer een officieel afschrift wordt gevraagd.
Bij vaste feiten, zoals je geboorte of huwelijk, aanvaardt de IND doorgaans ook oudere akten. De datum waarop ze zijn afgegeven, is dan niet van belang. Een ongehuwdverklaring mag bij de IND niet ouder zijn dan 6 maanden. Een verklaring van 10 april 2026 is op 11 oktober 2026 bijvoorbeeld te oud. Als je de verklaring dan inlevert, moet je een nieuwe aanvragen. Voor het inleveren kan je gemeente eigen regels hebben.
Amsterdam verlangt originelen wanneer je buitenlandse akten over je burgerlijke staat inlevert. De pagina van Den Haag over de eerste inschrijving vermeldt dat je de akten meeneemt die je al hebt. Heb je ze nog niet, dan kun je je inschrijven en ze tijdens een latere afspraak inleveren. Deze pagina van Den Haag is bedoeld voor mensen met een nationaliteit van buiten de EU, EER en Zwitserland. Je moet bewijzen dat je rechtmatig in Nederland verblijft en dat je van plan bent minstens 4 maanden in Den Haag te wonen. Verder mag je niet eerder in Nederland ingeschreven zijn geweest en nog geen BSN (burgerservicenummer) hebben.
IDW heeft heldere kleurenscans van het volledige document nodig. Alle informatie moet leesbaar zijn. Stuur originelen, gewaarmerkte afschriften of gelegaliseerde documenten alleen als IDW daarom vraagt. Volg altijd de meest recente instructies van de instantie die jouw documenten ontvangt.
Ga na welke legalisatie vereist is
Welke legalisatieroute geldt, is afhankelijk van het land of gebied waar het document is afgegeven én van het documenttype. Zoek de landenpagina bij NederlandWereldwijd en kies aan de hand daarvan de juiste rij hieronder. Als een land deelneemt aan het Apostilleverdrag (het internationale verdrag over deze vorm van legalisatie), wil dat nog niet zeggen dat ieder document uit dat land in Nederland met een apostille bruikbaar is.
Brede tabellen zijn horizontaal te scrollen.
| Soort document | Wat je doet |
|---|---|
| Openbaar document uit een ander EU-land dat onder de regeling valt | Gebruik het zonder legalisatie. Controleer of het documenttype onder de regeling valt. Een meertalig modelformulier kan helpen bij de vertaling. Voeg het formulier aan de akte toe. |
| Document dat onder het Apostilleverdrag valt | Vraag één apostille aan bij de bevoegde instantie in het land van afgifte. Controleer of het land, het gebied en het documenttype onder de regeling voor gebruik in Nederland vallen. |
| Document waarvoor volledige legalisatie nodig is | Volg de stappen op de landenpagina in de aangegeven volgorde. Je kunt te maken krijgen met de afgevende instantie, een ministerie en een Nederlandse ambassade of consulaat. |
| Document uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten, Bonaire, Saba of Sint Eustatius | Je kunt het document zonder legalisatie gebruiken in de rest van het Koninkrijk der Nederlanden. |
Een apostille is een stempel, sticker of los certificaat waarmee de handtekening en de officiële afzender worden bevestigd. Volledige legalisatie verloopt via meerdere instanties. Bij legalisatie wordt de officiële handtekening, het zegel of de stempel gecontroleerd. De ontvanger kan de feiten in het document alsnog apart controleren. Vertalen is een andere stap.
Gebruik de officiële route voor het land waar het document is afgegeven. Een landenlijst op een blog is daarvoor niet voldoende. Nederland erkent bijvoorbeeld geen apostilles uit Bangladesh of Pakistan. Heb je de Nederlandse nationaliteit, dan kan het Consulair Dienstencentrum (CDC) voor bepaalde landen op zijn lijst mogelijk helpen. Controleer die mogelijkheid voordat je een particuliere dienst betaalt.
Bepaal op welk moment je het document laat vertalen
Bij de IND is vertaling niet nodig voor een document in het Nederlands, Engels, Frans of Duits. Documenten in andere talen moet je naar één van deze vier talen laten vertalen. Als je dat in Nederland laat doen, kies dan een beëdigd vertaler die door een Nederlandse rechtbank is beëdigd.
Het is ook mogelijk om een document in het buitenland te laten vertalen. In dat geval moeten meestal zowel het document als de vertaling worden gelegaliseerd. Kijk op de landenpagina welke vertaler je mag inschakelen en in welke volgorde de stappen plaatsvinden. Een apostille op het origineel geldt voor dat document. Controleer afzonderlijk wat de vertaling nodig heeft. Lever het document in de oorspronkelijke taal samen met de vertaling in.
Een voorbeeld: volgens instructies voor documenten uit India moet een document in het Hindi beëdigd worden vertaald. Wordt de vertaling in India gemaakt, dan hebben zowel het origineel als de vertaling een apostille nodig. Laat je het document in Nederland vertalen, zorg dan eerst voor een apostille op het origineel in India. Daarna laat je het door een beëdigd vertaler in Nederland vertalen. Die vertaling hoeft niet te worden gelegaliseerd.
Vraag eerst wat er met je diploma moet worden aangetoond
Bij een diplomawaardering wordt je buitenlandse diploma vergeleken met een Nederlands onderwijsniveau. De uitkomst is advies en geen juridisch bindende beslissing. De opleiding beslist zelf over toelating. Voor een gereglementeerd beroep bestaat een aparte erkenningsprocedure. Legalisatie van het diploma staat daar los van.
Bekijk in de tabel wat past bij je plan voordat je een waardering aanvraagt. Een diplomawaardering via IDW is dikwijls niet verplicht.
Bij brede tabellen is horizontaal scrollen mogelijk.
| Je plan | Je eerste stap |
|---|---|
| Je aanmelden voor een Nederlandse opleiding | Vraag eerst de onderwijsinstelling. De meeste instellingen krijgen gratis niveauadvies. Zij beslissen zelf over toelating. |
| Solliciteren naar werk buiten gereglementeerde beroepen | Vraag de werkgever. Een waardering is meestal niet verplicht, maar de werkgever kan erom vragen. |
| Een gereglementeerd beroep uitoefenen | Neem eerst contact op met de bevoegde instantie voor je beroep. Alleen een diplomawaardering is geen beroepserkenning. |
| De route voor inburgering, naturalisatie of een verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd gebruiken | Controleer de voorwaarden van IDW voor een gratis waardering. Als je aan de voorwaarden voldoet, kun je één gratis waardering krijgen. Daarvoor gelden andere documentregels. |
Verzamel de stukken voor IDW
Volg documentenlijst van IDW. Verzamel je diploma en de volledige cijferlijst of het diplomasupplement. Als op je identiteitsbewijs een andere naam staat dan op je diploma, voeg dan bewijs van de naamswijziging toe. Maak heldere kleurenscans van alle pagina’s. IDW waardeert één diploma per aanvraag. Afhankelijk van je land of eerdere opleidingen kunnen extra documenten nodig zijn.
Vraag je bij IDW een waardering aan voor werk of studie, voeg dan een identiteitsbewijs toe dat nog ten minste 3 maanden geldig is. Voor een gratis waardering voor inburgering moet je beide zijden van je verblijfsvergunning toevoegen. Ook die moet nog ten minste 3 maanden geldig zijn. Voeg daarnaast de vereiste inburgeringsbrief toe. Voor een gratis waardering voor naturalisatie of een verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd is een officieel document met je BSN nodig.
Bij IDW is voor documenten in het Nederlands, Engels, Duits, Frans of Afrikaans geen gewaarmerkte vertaling vereist. Documenten in andere talen moeten wel vergezeld gaan van een beëdigde vertaling. Als je onderwijsinstelling daarnaast een Engelse versie heeft verstrekt, voeg je die Engelse versie samen met het document in de oorspronkelijke taal toe. In dat geval is een beëdigde vertaling niet nodig. Ook voor een gratis waardering ten behoeve van inburgering, naturalisatie of een verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd is geen gewaarmerkte vertaling nodig.
Aan een gratis diplomawaardering zijn voorwaarden verbonden. Beschik je al over een inburgeringsdiploma, dan is het volgens IDW alleen mogelijk om een betaalde waardering aan te vragen. Een diplomawaardering leidt bovendien niet automatisch tot vrijstelling van inburgeringsexamens. Daarvoor is een apart besluit nodig. Lees hiervoor de gids over vrijstellingen bij inburgering.
Denk aan wachttijden en aan documenten die ontbreken
Als je een IDW-waardering nodig hebt, dien je de aanvraag online in. IDW vermeldt ongeveer 6 werkweken voor de eerste controle. Zodra je aanvraag genoeg documenten bevat, neemt de waardering daarna ongeveer 8 werkweken in beslag. Documenten die ontbreken of scans die onduidelijk zijn, kunnen voor extra wachttijd zorgen. Nadat je die hebt toegevoegd, kan het weer ongeveer 6 werkweken duren voordat de eerste controle plaatsvindt. IDW kan ook gedurende de waardering nog om informatie vragen.
Heb je een vluchtelingenstatus, of heb je die eerder gehad? Wanneer je ontbrekende onderwijsdocumenten niet veilig kunt opvragen, kun je alsnog een aanvraag bij IDW indienen. Beschrijf je situatie en voeg toe wat je wel hebt. IDW beoordeelt of het daarmee je diploma kan waarderen. Als je helemaal geen documenten hebt, kan IDW op basis van jouw informatie misschien een Indicatie Onderwijsniveau afgeven. Dat is een schatting van het Nederlandse niveau van je opleiding. Deze inschatting is anders dan een diplomawaardering, omdat IDW daarvoor geen onderwijsdocumenten gebruikt.
Kijk apart na wat je met je rijbewijs kunt doen
Met de keuzehulp van de RDW kun je nagaan of je je rijbewijs kunt omwisselen. Een rijbewijs uit de EU of EVA (Europese Vrijhandelsassociatie) is omwisselbaar wanneer je aan alle voorwaarden van de RDW voldoet. Ook een verlopen rijbewijs uit deze landen kan worden omgewisseld als je aan de voorwaarden voldoet. De periode waarin je ermee mag rijden is afhankelijk van de afgiftedatum, de categorieën en de geldigheid.
Met een geldig rijbewijs van buiten de EU of EVA mag je doorgaans de eerste 185 dagen na je verhuizing rijden. Daarna is een Nederlands rijbewijs vereist. Dat geldt ook wanneer je aanvraag voor omwisseling nog in behandeling is. Voor een Oekraïens rijbewijs geldt een afzonderlijke regel als je onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming valt. Lees de RDW-regels voor rijden met een buitenlands rijbewijs voor jouw situatie.
Omwisselen is alleen mogelijk voor de landen, gebieden en uitzonderingen die op de RDW-lijst staan. Daaronder vallen ook personen die voldoen aan de voorwaarden van de expatregeling. Dat is een belastingregeling voor bepaalde werknemers uit het buitenland. Als omwisselen van je rijbewijs niet kan, moet je theorie- en praktijkexamen doen bij het CBR (Centraal Bureau Rijvaardigheidsbewijzen). Vraag de omwisseling na je BRP-inschrijving aan via je gemeente. De gids over het omwisselen van je rijbewijs beschrijft de routes en stappen.
Voor omwisseling is een vertaling vereist wanneer je rijbewijs tekens bevat die in Nederland niet worden gebruikt, bijvoorbeeld Japanse of Griekse tekens. Laat die vertaling opstellen door een beëdigd vertaler, een ambassade of een consulaat. Als je rijbewijs van buiten de EU of EVA andere categorienamen heeft dan A, B, C, D of E, raadt de RDW een internationaal rijbewijs aan. Regel dat vóór je vertrek in het land waar het rijbewijs is afgegeven.
Neem originelen en kopieën mee die bruikbaar zijn
Loop met deze lijst alle documenten na die je nodig hebt. De controle van je diploma geldt alleen wanneer je onderwijsdocumenten moet indienen.
- Houd elk origineel of officieel afschrift bij elkaar met de apostille- of legalisatiepagina’s en, indien nodig, de beëdigde vertaling.
- Maak heldere kleurenscans van alle pagina’s, stempels, stickers en vertalingen. Bewaar daarnaast het origineel voor het geval de ontvanger dat nodig heeft.
- Neem de lijst mee die je hebt gebruikt van de IND, gemeente, opleiding of werkgever. Schrijf het versienummer of de datum op waarop je de lijst hebt gecontroleerd.
- Neem een vereist diploma mee, plus de volledige cijferlijsten en documenten over verschillende namen op je paspoort en in akten.
- Kijk na wanneer je paspoort en rijbewijs verlopen. Kijk ook na hoe oud een verklaring mag zijn op het moment dat je die inlevert.
- Bewaar onvervangbare documenten tijdens de reis veilig en binnen bereik. Als je ze moet versturen, kies dan een postdienst die je kunt volgen.
Wat te doen als een document ontbreekt of niet voldoet
Als een document ontbreekt of als je het niet kunt gebruiken, neem dan contact op met de instantie die het nodig heeft. Vraag eerst welk alternatief zij accepteert, voordat je betaalt voor een vervangend document.
Brede tabellen zijn horizontaal te scrollen.
| Het probleem | Wat je doet |
|---|---|
| Je hebt alleen een scan, maar de ontvanger vraagt om een origineel | Vraag welk officieel vervangend document of alternatief de ontvanger accepteert. Alleen een scan voldoet niet als een origineel vereist is. |
| Legalisatie is onmogelijk door oorlog, conflict of ontbrekende instanties | Vraag de ontvanger hoe die het document kan controleren en beoordelen. Soms is legalisatie niet mogelijk. De ontvanger beslist wat hij kan accepteren. |
| Op je diploma en identiteitsbewijs staan verschillende namen | Voeg voor IDW bewijs van je naamswijziging toe, bijvoorbeeld een huwelijksakte. |
Je documenten gebruiken na aankomst
Maak de afspraak bij de gemeente die bij jouw situatie hoort. Neem alles mee wat in de documentenlijst staat. Als je een MVV of verblijfsvergunning nodig hebt, volg dan de bewijsstukkenlijst voor jouw route. De gids over gezinshereniging en het overzicht van verblijfsvergunningen helpen je bij het kiezen van de route.
Voor de volgorde van inschrijving, BSN, DigiD (waarmee je inlogt bij de overheid) en verzekering kun je deze gidsen gebruiken:
Officiële bronnen
- NederlandWereldwijd: Buitenlandse documenten legaliseren voor gebruik in Nederland - het hulpmiddel voor landen en documenten voor buitenlandse akten; legalisatie regel je meestal in het land van afgifte
- NederlandWereldwijd: Wat is een apostille? - wat een apostille bevestigt, welke vormen zij kan hebben en de erkenning van buitenlandse elektronische apostilles in Nederland
- NederlandWereldwijd: Heb ik een apostille nodig? - de regels per documenttype en land van afgifte, waaronder vrijstellingen voor veel openbare documenten uit de EU
- IND: Documenten vertalen en legaliseren - de talen die de IND accepteert, beëdigde vertalingen in Nederland of het buitenland, legalisatieregels en de termijn van zes maanden voor een ongehuwdverklaring
- NederlandWereldwijd: Landen waar het Consulair Dienstencentrum kan helpen bij legalisatie - de landen waar het Consulair Dienstencentrum Nederlanders kan helpen om een buitenlands document te verkrijgen of te legaliseren
- Nuffic (organisatie die buitenlandse diploma’s vergelijkt met Nederlandse diploma’s): Een diplomawaardering aanvragen - waar je een waardering aanvraagt, waarom het advies is en waarom een opleiding of werkgever zelf beslist
- IDW: Langere verwerkingstijden - de geschatte wachttijden: ongeveer zes werkweken voor de eerste controle en daarna acht werkweken voor de waardering; als je extra documenten toevoegt, begint de wachttijd voor de eerste controle opnieuw
- RDW: Een buitenlands rijbewijs omwisselen - de actuele voorwaarden, landenlijst, BRP-eis en aanvraag via de gemeente, en de route als omwisselen niet kan
- NederlandWereldwijd: Wat is legaliseren? - de route via meerdere instanties, wat legalisatie wel en niet bewijst en wat je kunt doen als legalisatie niet mogelijk is
- NederlandWereldwijd: In welke landen zijn apostilles geldig? - de landen en gebieden waar apostilles geldig zijn en de Nederlandse uitzonderingen voor Bangladesh en Pakistan
- Europees e-justitieportaal: Openbare documenten - de openbare EU-documenten die onder de regeling vallen en de meertalige modelformulieren die helpen bij de vertaling en die je aan de oorspronkelijke akte toevoegt
- NederlandWereldwijd: Documenten uit India legaliseren - het vertaalvoorbeeld voor een document in het Hindi: bij vertaling in India hebben zowel het origineel als de vertaling een apostille nodig
- Amsterdam: Buitenlandse documenten inleveren - de eis om originele buitenlandse akten over je burgerlijke staat in te leveren
- Den Haag: Eerste inschrijving met een verblijfsvergunning - de eerste inschrijving voor mensen met een nationaliteit van buiten de EU, EER en Zwitserland; neem beschikbare akten mee; als je de benodigde akten nog niet hebt, kun je ze op een latere afspraak inleveren
- IDW: Werken - online aanvragen, één diploma per aanvraag, vrijwillige waarderingen en de aparte route voor gereglementeerde beroepen
- IDW: Studeren - de onderwijsinstelling beslist over toelating en de meeste instellingen krijgen gratis niveauadvies
- IDW: Verplichte documenten - kleurenscans, onderwijsdocumenten, bewijs van een naamswijziging en vertaalregels, waaronder de uitzondering voor gratis waarderingen
- IDW: Inburgeren - de voorwaarden voor een gratis waardering, de uitsluiting na het behalen van een inburgeringsdiploma en de route bij ontbrekende onderwijsdocumenten voor mensen die een vluchtelingenstatus hebben of hadden
- RDW: Rijden met een buitenlands rijbewijs - de rijtermijnen, de grens van 185 dagen, advies over een internationaal rijbewijs en de uitzondering voor Oekraïense rijbewijzen bij tijdelijke bescherming
- Rijksoverheid: Inschrijven in de BRP - inschrijving bij de gemeente en het burgerservicenummer dat je daarna krijgt
- DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs): Minder examens doen met een diploma - vrijstelling van examens hangt af van je diploma en het besluit van DUO; dit staat los van een diplomawaardering
- IDW: Inburgeren, Nederlandstalige pagina - de Indicatie Onderwijsniveau (een inschatting van het onderwijsniveau) voor mensen met een vluchtelingenstatus zonder onderwijsdocumenten en het verschil met een diplomawaardering
- RDW: Buitenlands rijbewijs omwisselen, Nederlandstalige pagina - de documenten voor omwisseling, waaronder een vertaling bij tekens die niet in Nederland worden gebruikt
- RDW: Rijden met een buitenlands rijbewijs, Nederlandstalige pagina - het advies over een internationaal rijbewijs als categorieën op een rijbewijs van buiten de EU of EVA andere namen hebben
- Den Haag: Eerste inschrijving met een verblijfsvergunning, Nederlandstalige pagina - neem beschikbare akten mee; als je ze nog niet hebt, kun je ze op een latere afspraak inleveren
- NederlandWereldwijd: Apostilleverdrag - de officiële Nederlandse naam van het verdrag en de landen waar apostilles geldig zijn
- IND: Legaliseren en vertalen documenten, Nederlandstalige pagina - de termijn van zes maanden, geaccepteerde talen, vertalers die door een Nederlandse rechtbank zijn beëdigd en de vertaalprocedures in het buitenland die per land verschillen
- NederlandWereldwijd: Wat is legaliseren?, Nederlandstalige pagina - legalisatie bewijst niet dat de feiten in het document kloppen; de ontvanger kan de inhoud apart controleren
- IND: Verblijven in Nederland als burger van de EU, EER of Zwitserland - burgers van de EU, EER en Zwitserland hebben geen verblijfsdocument nodig; de pagina noemt de voorwaarden voor hun verblijf
- IND: Plichten vreemdeling en referent familielid - de persoon die een familielid naar Nederland laat komen is de referent
- IND: Erkenning als referent - een bedrijf, onderwijsinstelling of organisatie kan iemand naar Nederland laten komen als referent
- Belastingdienst: Voor wie de expatregeling geldt - de expatregeling als belastingregeling voor bepaalde werknemers die uit het buitenland in Nederland komen werken